Die Veränderung in der Arbeitswelt geht mit Herausforderungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber einher. Dies betrifft vor allem auch die Zeitarbeitsbranche. Die Möglichkeit zum Homeoffice und für mobiles Arbeiten zu schaffen sind zwei davon. Doch noch lange nicht alle Branchen, konnten oder können ihren Angestellten dieses Angebot bieten – die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse als Grundstein dafür ist eine der zentralen Herausforderungen für sie. Doch warum eigentlich?

Welche Vorteile die Digitalisierung und die Einführung mobiler Arbeitsweise für Personaldienstleister bringen kann und welche Digitalisierungsprozesse dabei hilfreich sind, erklärt Stephanie Werther vom Dokumentenmanagement-Anbieter tutum.

1. Home Office in der Personaldienstleistung

Mit Corona kam das Homeoffice. Mehr Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance gehören zu den Vorteilen, welche die meisten Berufstätigen und auch immer mehr Arbeitgeber erkennen. Diese Einstellung bildet das Grundgerüst und ist die wichtigste Voraussetzung für die künftige Umsetzung moderner Arbeitskonzepte.

Immer wieder hört man, dass sich Arbeitgeber dagegen sträuben, Homeoffice oder mobiles Arbeiten (dauerhaft) einzuführen. Ihre Angestellten nehmen oftmals an, dass es an mangelndem Vertrauen liegt. Tatsächlich setzt die neue Art der Zusammenarbeit gegenseitiges Vertrauen voraus.

Wie motiviert sind Arbeitnehmer in der Personaldienstleistung, Veränderungsprozesse im eigenen Unternehmen anzustoßen?

(Quelle: tutum)

Doch es lohnt sich, den Angestellten Homeoffice oder mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Denn auch für Arbeitgeber bietet dieses Modell Vorteile:

• Es wird weniger Bürofläche genutzt. Auf diese Weise lassen sich die Mietkosten reduzieren.
• Die Mitarbeitenden sind auch in Momenten erreichbar, in denen sie ansonsten aus privaten Gründen nicht zur Verfügung stünden – sei es, weil sich ein Handwerker angekündigt oder der Kindergarten geschlossen hat. Auch die Pflege Angehöriger oder andere Verpflichtungen lassen sich besser mit der Arbeit vereinbaren, wenn man letztere zu Hause ausüben kann.
• Die Mitarbeitenden wissen, dass ihre Vorgesetzten bzw. das Unternehmen ihnen vertraut, wenn keine Anwesenheitspflicht im Büro besteht. Mittelfristig führt das zu einer Steigerung der Mitarbeitermotivation sowie der Arbeitseffektivität.
• Angestellte und Bewerber bewerten das Angebot einer flexiblen Arbeitsweise positiv. Das wertet den Ruf des Unternehmens auf, welches ortsunabhängiges Arbeiten anbietet.

Die teilweise geringe Bereitschaft zum ortsunabhängigen Arbeiten aus Unternehmenssicht lässt sich aber vor allem auch durch die Hürden in der praktischen Umsetzung begründen. So ist es ohne entsprechend ausgebauter digitaler Strukturen schwierig, den Mitarbeitenden Aufträge zuzuweisen und ihnen die benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen.

2. Digitalisierung als eine der zentralen Herausforderungen in der Personaldienstleistung

In einer kürzlichen Umfrage hat tutum mehr als 50 Vertreter:innen des Personaldienstleistungssektors zu ihren aktuellen und künftigen Risiken und Hürden in der Geschäftsentwicklung befragt und konnten feststellen, dass die Digitalisierung eine der zentralen Problemfelder darstellt.

Schon jetzt kennt die Branche zahlreiche Themen, die durch ein einfaches Digitalisierungskonzept behoben werden könnten, darunter auch den Arbeitnehmer:innen die Option für Homeoffice und mobiles Arbeiten eröffnen zu können. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse könnte demnach zu

• Papierlosen Verträgen
• Revisionssicherheit
• Standortunabhängige Verfügbarkeit von Akten
• Ablösung von aufwendigen, zeitfressenden und repetitiven Tätigkeiten durch Workflows
• Schnelleren Freigabeprozesse

führen.

Welche Hindernisse sehen Personaldienstleister bei der Umsetzung von Veränderungsprozessen?

(Quelle: tutum)

Als attraktiver und effektiver Arbeitgeber und auch um die Wettbewerbsfähigkeit zukünftig zu sichern, sollte demnach unter keinen Umständen auf die Digitalisierung im Unternehmen verzichtet werden. Deswegen sollten Personaldienstleister spätestens jetzt auf den Zug aufspringen, um später keine mühselige Aufholjagd gegen die Konkurrenz starten zu müssen.

3. Vorteile der Digitalen Personalakte

Gerade diese Unternehmen, die nun auf die Digitalisierung ihrer Workflows und Prozesse setzen, werden später Wettbewerbsvorteile genießen können. Daneben profitieren sie schon jetzt vom Nutzen des digitalen Archivs:

• Steigere die Produktivität deines Unternehmens.
• Eröffne deinen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit des mobilen Arbeitens, durch den ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Akten und sparen Reisezeiten.
• Die automatisierte Ablage nach dem Scannen-und-Vergessen-Prinzip verspricht Schnelligkeit und Effektivität für die Arbeitsabläufe deiner Mitarbeiter:innen.
• Du steuerst dein Unternehmen in Echtzeit und lässt nervige Liegezeiten hinter dir.
• Die revisionssichere Archivierung nach GoBD entspricht den Anforderungen des Gesetzgebers.
• Integriere die tutum Anwendung problemlos an deine bestehende Software.

4. Digitalisierung in der BS Gruppe

Ein Unternehmen, dass die Herausforderungen der Digitalisierung in der Personaldienstleistungsbranche jeden Tag hautnah miterlebt, ist BS PartnerServices:

Das Team von BS PartnerServices übernimmt für über 20 Partnerunternehmen u.a. strategische und administrative Aufgaben wie die Gründungsvorbereitung oder die Buchhaltung und Finanzen, sowie IT, Recht und Marketing im operativen Geschäft.

Du möchtest mehr über die Selbstständigkeit in der Personaldienstleistung mit BS PartnerServices erfahren? Nehme jetzt Kontakt mit uns auf, um dich über deine erfolgreiche Gründung zu informieren:

Die Erfahrungswerte rund um die Digitalisierung der Unternehmen der BS Gruppe hat BS PartnerServices mit tutum geteilt:

Mit der Einführung der digitalen Personalakte konnte sich das Partnerunternehmen BleckmannSchulze bereits ein Bild über die Vorteile machen. Nachdem den Angestellten von BS Cüsters GmbH in Düsseldorf nun 2-3 Tage die Woche vor Ort und 1-2 Tage im Homeoffice sind, ist das Ergebnis eine spürbar bessere Teamatmosphäre.

Außerdem bietet sich für dich mehr Flexibilität, um beispielsweiße auch Termine zu Hause wahrzunehmen. Das entgegengebrachte Vertrauen schätzen die Mitarbeiter:innen und geben dem Unternehmen über dementsprechend ergebnisorientierte Leistung zurück. 

Auch der BS Partner BS Wutow GmbH in Frankfurt am Main ist überzeugt von dem Erfolg des digitalen Archivs. Trotz anfänglicher Skepsis fällt die Resonanz nach der Einführung durchweg positiv aus. Die Mitarbeiter:innen erkennen die Wertschätzung, die das Unternehmen mit einer mobilen Arbeitsvariante entgegenbringt. Als Folge steigerte sich die Arbeitsmoral und auch die Zufriedenheit unter den Angestellten, was dem Unternehmen nachhaltig Erfolg verspricht.

Anfängliche Skepsis und Unsicherheit sind bei der Einführung von Digitalisierungsvarianten und Homeoffice zwar normal, jedoch zeigt sich, dass der Invest zu einem echten Benefit für Mitarbeiter:innen und Unternehmen führt.

Beitragsbild: © tutum